Un canal de commande, pas une conversation permanente
Le point de départ est le mode d’accès des salariés : certains utilisent leur adresse professionnelle chaque jour, d’autres consultent surtout un affichage sur site. Choisissez un canal accessible à tous les participants, puis vérifiez avec le prestataire comment lui transmettre une commande consolidée. Un menu papier avec collecte par le référent, un courriel structuré ou un formulaire accessible dans le navigateur sont des options à étudier, pas des fonctionnalités garanties de toute offre.
Évitez de cumuler commandes orales, messages privés et réponses dans plusieurs groupes. Le référent doit disposer d’une seule liste faisant foi. Pour choisir l’organisation générale du déjeuner, consultez aussi notre guide des solutions repas sans cuisine sur place ; ici, l’enjeu est uniquement la prise de commande.
Rendre le menu utilisable sans explication individuelle
Présentez chaque plat avec un nom compréhensible, les éléments qui le composent et les informations alimentaires fournies par le prestataire. Indiquez le jour de service, le lieu de retrait, la date limite de réponse et la manière de signaler une question. Un salarié ne devrait pas avoir à demander si son choix concerne aujourd’hui ou la semaine suivante.
Une alternative végétarienne doit être identifiable. Pour les allergies, ne déduisez pas la composition d’un intitulé : demandez les informations et conditions de préparation au professionnel. Évitez les détails de santé dans une feuille de commande visible de tous ; prévoyez un échange confidentiel avec la personne habilitée.
Une commande envoyée n’est pas encore une commande confirmée
Fixez avec le prestataire une heure de clôture compatible avec sa production. Le référent rassemble les choix, vérifie les quantités et transmet la liste selon le format convenu. Le prestataire confirme ensuite ce qu’il accepte, avec les éventuelles substitutions à faire valider. Sans retour, ne supposez pas que tous les repas sont pris en charge.
- Avant clôture : le salarié peut corriger son choix par le canal prévu.
- Après clôture : toute modification dépend d’une confirmation explicite, notamment pour les annulations.
- Au retrait : utilisez un repère de commande discret, sans afficher d’information alimentaire sensible.
Pour les présences qui changent selon les jours, complétez ce cadre avec le guide sur les effectifs variables au bureau.
Un message de commande à adapter à votre équipe
Voici une trame simple à compléter, avec des délais réellement convenus :
Déjeuner du [jour], retrait à [lieu et plage horaire]. Menu et informations alimentaires : [support]. Merci de transmettre votre choix par [canal] avant [date et heure]. Toute demande après cette limite reste soumise à confirmation. Pour une question alimentaire, contactez [interlocuteur] de façon confidentielle. Vous recevrez la confirmation selon [modalité convenue].
Le même message peut être affiché et envoyé par courriel, mais une seule procédure recueille les réponses. Désignez aussi un remplaçant capable d’accéder à la liste et de reprendre la transmission en cas d’absence.
Tester le parcours avant d’en faire une habitude
Lors d’un premier déjeuner, vérifiez si les salariés trouvent le menu, comprennent la limite de réponse et savent que leur commande est confirmée. Notez les questions répétées et les choix à ressaisir. Une courte consigne améliorée vaut mieux que des rappels individuels permanents.
Si l’équipe grandit, comparez la charge de consolidation avec un parcours numérique plus intégré, sans imposer le changement d’emblée. L’objectif n’est pas de refuser toute application : c’est de disposer d’un accès simple et d’une liste fiable. Présentez votre fonctionnement à Tastiie pour préciser ensemble les modalités possibles.
En parler avec Tastiie
Tastiie associe les cuisines du monde aux repas des équipes et à l’accompagnement vers la réinsertion professionnelle de personnes en situation de précarité. Les menus, disponibilités et modalités sont à confirmer ensemble ; cette publication ne garantit pas la présence de ce plat à la carte.
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